Gestión de Reuniones

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Al finalizar muchas reuniones, los participantes tienen la sensación de haber perdido el tiempo, sin concretar objetivos ni acciones, sin analizar con la suficiente profundidad los problemas, sin generar el compromiso requerido para abordar cambios.

La gestión eficiente de reuniones requiere un protocolo en el que se establecen pautas concretas de actuación en las tres fases de la reunión:

 

• Preparación (recopilación de la información, convocatoria de la reunión, …)

• Ejecución de la reunión (gestión del tiempo, gestión del orden del día, formalización del acta, ...)

• Seguimiento (seguimiento de los acuerdos de la reunión)

 

 

 Se pueden distinguir varios tipos de reuniones por su objetivo:

• Informativas

• De decisión

• De planificación y coordinación

• De análisis

 

 

En cualquier reunión es fundamental el rol del moderador. Entre otras funciones, el moderador debe:

• Asegurar que se sigue el orden del día

• Asegurar que cada asunto se trata con la profundidad y rigor debidos

• Asegurar que todos los implicados han tenido la oportunidad de participar

• Detectar y resolver cualquier conflicto de intereses

• Asegurar que se toman las decisiones por el mecanismo previamente consensuado (preferiblemente por consenso)

• Detectar y evitar sesgos en los análisis y las decisiones

Ejemplo: En una empresa de prefabricados de hormigón, se generaban problemas de calidad y productividad por una mala comunicación entre la oficina técnica (responsable del diseño de las piezas) y producción. Se establecieron reuniones semanales de planificación y coordinación de los trabajos con responsables de ambos departamentos. Estas reuniones contribuyeron en gran medida a evitar muchos problemas.